Facility manager

Als Facility Manager ben jij het gezicht van The Nucleus. Je bent in de eerste plaats verantwoordelijk voor de dagelijkse werking, exploitatie en technische opvolging van het gebouw. Daarnaast ondersteun je de verdere commerciële uitbouw, in nauwe samenwerking met de betrokken partners en het commerciële team. Je rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur en werkt nauw samen met de vier partnerorganisaties. Je combineert tactisch denken met de bereidheid om zelf de mouwen op te stropen. Want in een gebouw dat pas op kruissnelheid komt, zijn die twee onlosmakelijk verbonden.

Je bent het gezicht van The Nucleus en het eerste aanspreekpunt voor huurders, exploitant(en), dienstverleners, bezoekers en organisatoren. Je verwelkomt nieuwe huurders en maakt hen wegwijs, volgt praktische afspraken op rond toegang, parkeren en gemeenschappelijke voorzieningen en zorgt dat vragen en klachten snel en correct opgelost geraken. Je signaleert wat beter kan en zet dat ook om in actie.

Je neemt proactief de leiding in de opvolging van defecten en onderhoud. Je overlegt regelmatig met de betrokken dienstverleners en leidt deze overlegmomenten. Je coördineert het preventief en curatief onderhoud, volgt wettelijke keuringen en attesten op en houdt toezicht op de technische installaties zoals HVAC, elektriciteit, liften, toegangscontrole en brandveiligheid. Je bewaakt de veiligheidsprocedures en bent het aanspreekpunt bij incidenten. Wanneer een kandidaat-huurder een casco verdieping wil inrichten, denk je mee over de technische en praktische haalbaarheid. Idealiter neem je ook het projectmanagement van deze inrichtingswerken op: je stemt af met de kandidaat-huurder, architect, aannemer(s), onderhoudspartner en andere betrokken partijen, bewaakt planning en afspraken en zorgt dat de werken goed aansluiten op de werking van het gebouw.

Je neemt een proactieve rol op in de dagelijkse coördinatie van de werking van The Nucleus. Je stuurt de externe dienstverleners aan. Daarbij gaat het niet alleen om technisch onderhoud, maar ook om schoonmaak, onthaal, security en andere facilitaire diensten.

Je beheert de samenwerking met deze externe partners van A tot Z. Je bewaakt contracten, planning en SLA’s – de afgesproken kwaliteits- en prestatienormen –, volgt de dienstverlening op en grijpt in bij knelpunten.

Je vraagt offertes op, vergelijkt voorstellen en formuleert onderbouwde aanbevelingen. Daarnaast controleer je facturen aan de hand van contractuele afspraken en de werkelijk geleverde prestaties, spreek je partners aan waar nodig en neem je de leiding in het zoeken naar oplossingen.

Zo zorg je ervoor dat The Nucleus dagelijks professioneel, veilig en klantgericht functioneert.

Je bereidt het exploitatiebudget voor, volgt kosten en bezetting op en bewaakt de facturatie- en betalingsflow. Je begrijpt het financieel plan van de vennootschap en vertaalt het naar concrete acties. Je rapporteert periodiek aan de Raad van Bestuur over gebouwprestaties, incidenten, bezetting en budget en bereidt bestuursvergaderingen mee voor. Ook de administratieve en juridische verplichtingen van de vennootschap houd je mee in het oog.

Een deel van het gebouw wacht nog op de juiste invulling. Samen met de partners, in het bijzonder sogent en UGent, vertegenwoordig je The Nucleus naar geïnteresseerde partijen toe. Je ondersteunt de commerciële uitbouw door signalen uit het ecosysteem op te pikken, geïnteresseerde partijen wegwijs te maken in het gebouw en technische of praktische vragen te beantwoorden. Je geeft rondleidingen, deelt relevante informatie met het commerciële team en helpt kandidaat-huurders een realistisch beeld te krijgen van de mogelijkheden binnen The Nucleus. De eigenlijke commerciële onderhandelingen en contractuele afhandeling gebeuren in samenwerking met de partners, in het bijzonder PMV, de juridische partner en de Raad van Bestuur.

The Nucleus is meer dan vierkante meters. Je draagt bij aan een levendige plek waar mensen elkaar tegenkomen. Je  ondersteunt events en conferenties, brengt gebruikers met elkaar in contact en bouwt mee aan de zichtbaarheid en uitstraling van het gebouw.

Iemand met maturiteit en ondernemingszin, die graag zelf aan het stuur zit.

• Je hebt minstens een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door minstens 10 jaar ervaring.

• Je hebt relevante ervaring in facility management, vastgoedexploitatie, bedrijfsvoering of een aanverwant domein. Dit is geen startersfunctie: je krijgt meteen de verantwoordelijkheid over een gebouw van formaat.

• Je hebt sterke affiniteit met gebouwtechnieken en de werking van een technisch gebouw. Je moet zelf geen technicus zijn, maar je begrijpt waarover het gaat en je kan het projectmanagement van inrichtingswerken opnemen.

• Je bent klantgericht en reageert snel. Een vraag die blijft liggen, voelt voor jou aan als een gemiste kans.

• Je werkt nauwkeurig en nauwgezet. Je leest een huurovereenkomst grondig, controleert facturen kritisch en houdt het hoofd koel wanneer snelheid en zorgvuldigheid met elkaar botsen.

• Je voelt aan wanneer je zelf beslist en wanneer je aftoetst bij de Raad van Bestuur. Je bent aanspreekbaar, neemt verantwoordelijkheid voor je werk en geeft aan wanneer iets buiten je expertise of bevoegdheid ligt.

• Je schakelt vlot tussen het grote plaatje en de praktijk. Vandaag een gesprek met de Raad van Bestuur, morgen ter plaatse een storing helpen oplossen: beide horen erbij.

• Je bent bereid om het commerciële team te ondersteunen en legt vlot contacten. Je signaleert opportuniteiten en kandidaat-huurders, zonder dat de commerciële eindverantwoordelijkheid bij jou ligt.

• Je spreekt vlot Nederlands en Engels; kennis van het Frans is een pluspunt.

• Affiniteit met de biotech- en life sciences-sector is een mooie troef, net als ervaring in een context met publieke aandeelhouders.

 

Een functie met echte eindverantwoordelijkheid in een project dat ertoe doet, in een omgeving waar  technologische innovatie van wereldniveau plaatsvindt.

• Een voltijdse samenwerking, mogelijk in loondienst of op zelfstandige basis, afhankelijk van het profiel en de wederzijdse voorkeuren.

• Een brede en afwisselende functie waarin je je eigen aanpak kan neerzetten.

• Rechtstreekse impact: je rapporteert aan de Raad van Bestuur en bouwt mee aan de toekomst van het gebouw en het wetenschapspark.

• Een plek in een uniek samenwerkingsverband met PMV, POM Oost-Vlaanderen, UGent en sogent.

• Een marktconforme samenwerkingsovereenkomst, afgestemd op ervaring en het gekozen samenwerkingsstatuut. Afhankelijk van je statuut kan je bovendien rekenen op een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen. 

• Een vlot bereikbare standplaats op Eiland Zwijnaarde, met een nieuwe fietsbrug richting Merelbeke en directe aansluiting op E40/E17.

 

I am interested Remind me