Documentaliste

(16522/TC) (NL)

SOLVA is het intergemeentelijk samenwerkingsverband voor streekontwikkeling van 21 steden en gemeenten in de Vlaamse Ardennen en de Denderregio.

Samen met deze lokale besturen werken we aan de beste omgeving om in te wonen, te werken en te leven. Want vandaag staan wij op vele terreinen voor een groeiend aantal uitdagingen. Op het gebied van ruimtelijke ordening, socio-economische ontwikkeling, klimaat en energie, preventie, archeologie, handhaving, mobiliteit, wonen, werkgelegenheid….

Als de betrouwbare partner bieden we hen expertise, ondersteuning en oplossingen om deze uitdagingen aan te pakken. We combineren onze expertise om diensten op te zetten, om kennis te delen en elkaar te inspireren. De kracht van SOLVA maakt de gemeenten sterker.

Wil jij ook een directe en positieve impact hebben op de welvaarten het welzijn van onze steden en gemeenten? Kan jouw expertise een verschil maken? Zoek dan niet verder! Solliciteer nu en bouw samen met ons aan een duurzame toekomst!

SOLVA, dat is een enthousiast, gepassioneerd team van meer dan 100 medewerkers. Ze zijn elk een expert in hun vakgebied. Je komt terecht in een stimulerende omgeving waar professionaliteit en collegialiteit samenkomen. Bij SOLVA vormen onze medewerkers het hart van onze organisatie. Zij zijn ons grootste kapitaal. SOLVA biedt jou daarom ook alle ruimte om te groeien en jezelf te ontwikkelen, zowel professioneel als persoonlijk.

Hieronder vind je meer informatie over de functie en de competenties die we van jou verwachten. Ontdek of jouw profiel datgene is wat we zoeken. Ook vind je er een duidelijk overzicht van de selectieprocedure en de voorwaarden verbonden aan de functie.

Meer info over SOLVA vind je ook terug op www.so-lva.be. Heb je nog vragen aarzel dan niet om ons te contacteren. Intussen kijken we vol belangstelling uit naar jouw sollicitatie.

WAT HOUDT DE FUNCTIE IN?

Als adviseur archief- en informatiebeheer ondersteun je de expert archief- en informatiebeheer bij de uitbouw en opvolging van een toekomstgericht archief- en documentbeheer binnen de aangesloten besturen. Je bent het dagelijkse aanspreekpunt voor deze organisaties en biedt hun medewerkers advies en ondersteuning. Je werkt daarbij in nauwe samenwerking met de expert archief- en informatiebeheer en met de ondersteunende diensten van de aangesloten besturen. Daarnaast volg je de ontwikkelingen binnen de sector op en vertaal je deze naar de praktijk. Je voert je taken uit onder leiding van de expert archief- en informatiebeheer en in nauwe samenwerking met het team.

Taakomschrijving:

Je werkt mee aan een toekomstgericht archief- en documentbeheer voor de aangesloten besturen;
Je voert het archiefbeleid van de lokale besturen mee uit door het structureren van het archief en het bevorderen van het ontsluiten, het beheer en de consultatie van het archief
Je beschrijft het aanwezige archiefmateriaal
Je organiseert opruimdagen in het archief (digitaal en analoog)
Je begeleidt en verwerkt archiefoverdrachten van diensten
Je past selectie en vernietiging toe in het archief
Je staat in voor het digitale archiefbeheer, waaronder ingest en ontsluiting van informatie in een digitaal archiefdepot, indien de organisatie hierover beschikt
Je ontvangt bezoekers
Je werkt binnen een bestaand kader informatiebeheersplannen uit en vult het Serieregister in;
Je organiseert werkgesprekken met de verschillende diensten
Je analyseert en brengt de archiefvorming van de dienst in kaart, zowel analoog als digitaal
Je werkt mee aan de implementatie van het Serieregister
Je adviseert en sensibiliseert medewerkers van het bestuur bij het archief- en documentbeheer;
Je organiseert opleidingen en werkmomenten voor de diensten
Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers
Je ondersteunt de expert archief- en informatiebeheer bij het opzetten van structuren en systemen om het (digitaal) documentbeheer en het (dynamisch) klassement organisatiebreed te faciliteren en te verbeteren;
Je bouwt kennis en inzicht op inzake archief- en informatiebeheer, houdt het op niveau en deelt het binnen het team
Je volgt interne opleidingen en kennisdelingsmomenten
Je neemt deel aan specifieke vormingen, opleidingen, studiedagen, enz.
Thuiswerk is enkel mogelijk in overleg met het bestuur waarbij je aan de slag gaat, mits je takenpakket dit toelaat.

WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?

Houder zijn van een bachelordiploma of beschikken over ten minste 3 jaar relevante beroepservaring.
Je kunt je vlot verplaatsen in de regio en hebt bij voorkeur een rijbewijs B.

Competenties:

Samenwerken
Betrokken zijn en kwalitatief handelen
Adviseren
Effectief communiceren
Integreren en synthetiseren
Project- en procesmanagement
Besluitvaardigheid
Initiatief nemen

WAT MAG JE VAN ONS VERWACHTEN?

Het salaris bij een openbare organisatie ligt op voorhand vast. Er zijn barema’s van toepassing.

Je brutosalaris, in een voltijdse functie – geïndexeerd, bedraagt tussen de €3.059,65 en €5.701,19 bruto per maand.

Naast dit loon zijn er ook nog enkele extralegale voordelen zoals een groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijd- en ecocheques, een cafetariaplan met onder andere de mogelijkheid om een fiets te leasen en andere gangbare sociale voorzieningen.

Daarnaast kom je in een organisatie terecht die niet enkel streeft naar een kwalitatieve, hoge output maar die ook oprecht de grootste aandacht besteedt aan haar medewerkers en hun welzijn.

Bekijk: Werken bij SOLVA.pdf

HOE REAGEREN?

Voor deze procedure werkt Solva samen met Search & Selection. Kies hieronder voor de knop 'ik ben geïnteresseerd' en voeg je motivatiebrief, cv en diploma samen toe uiterlijk op maandag 26 januari 2026.

Enkel indien deze documenten ‘gunstig’ worden beoordeeld, zal je uitgenodigd worden voor de verdere selectieprocedure.

Verloop:
Eliminerende verkennende gesprekken: 02/02/2026, 03/02/2026 of 06/02/2026 (online)

Mondeling gedeelte met case ter plaatse: 11/02/2026 of 18/02/2026 te Sint-Lievens-Houtem

Kandidaten krijgen ter voorbereiding van het mondeling gedeelte nog een persoonlijkheidstest toegestuurd: maandag 9/02/2026 (online).

Voor elke selectiestap dient een kandidaat 50% van de te punten te behalen om toegelaten te worden tot het volgende onderdeel. Om voor de ganse procedure te slagen dient de kandidaat voor het geheel van het selectieprogramma 60% van de punten te behalen. De selecties zijn vergelijkend. Dit betekent dat er een rangorde wordt opgemaakt op basis van de totaalscore op de selectiestappen.

Er wordt een werfreserve van drie jaar aangelegd. Dit betekent dat, indien de SOLVA de functie binnen deze termijn om één of andere reden opnieuw open verklaart, deze kan putten uit de kandidaten die opgenomen zijn in de wervingsreserve.

Nog vragen?

Voor meer specifieke informatie over de procedure en job-inhoud kan je contact opnemen met Torben Callens, senior HR-consultant via t.callens@searchselection.com of 09 243 40 80.

Documents

Informatiebundel_Adviseur archief- en informatiebeheer_Solva.pdf

Je suis intéressé Alertez-moi